Comment maîtriser le plan de vos écrits ?

La réussite d’un écrit professionnel repose principalement sur la réussite du plan.

Autrefois, écrire était élitiste et la qualité du style comptait beaucoup plus. Le bon style confirmait et soulignait le bon rang du signataire.

Aujourd’hui, avec Internet, l’écriture s’est démocratisée et désacralisée. Par conséquent, quand un texte contient des informations de qualité et suit un bon plan, le lecteur devient moins regardant sur le style.

Pourquoi un bon plan est-il si important ?

Les atouts d’un bon plan de texte sont multiples. Pour le rédacteur ou la rédactrice :

– C’est un cadre auquel se raccrocher avec la certitude d’aller dans le bon sens.

– Un plan détaillé offre une collection de repères qui nous éclairent à tout moment sur la voie de la rédaction.

– Suivre un plan protège chacun.e contre ses propres écarts.

– Un bon plan est le meilleur moyen pour accrocher la ou le destinataire, et pour maintenir son attention en éveil.

Au lecteur ou à la lectrice, la visibilité d’un bon plan offre plusieurs types de conforts. Principalement :

– Un confort de survol : la direction que suit le texte est visible au premier coup d’œil sur les intertitres.

– Un confort de lecture : des propos correctement morcelés sont plus faciles à comprendre et à retenir.

En somme, être compétent en matière de plan, c’est être mieux armé pour communiquer au quotidien.

La maîtrise du plan libère la rédaction

J’ai animé plusieurs centaines de formations aux écrits professionnels, et j’ai pu observer de nombreuses fois le phénomène suivant.

Des personnes souffrent de blocages qui les empêchent de développer leur propos aussi bien qu’elles le voudraient. Pourtant, elles savent écrire ; mais elles se croient victimes d’un problème insoluble, car remontant à l’enfance et à leur découverte de la lecture et de l’écriture.

Soudain, en formation, elles se découvrent capables de maîtriser les écrits professionnels, et le vérifient le jour même, en se concentrant uniquement sur le plan. Car la réflexion sur la structure du texte facilite l’enchaînement des idées et, ensuite, l’écriture coule de source.

Ainsi, souvent, un simple apport technique peut aider à libérer l’expression écrite.

La clé pour réussir les plans de vos écrits professionnels

Si vous avez des difficultés à trouver le plan de vos textes, la suite va vous intéresser.

Créer un plan n’a rien d’un exercice littéraire. Il est question de construction, de structure, d’enchaînements logiques…

À la limite, vous pouvez considérer votre texte comme un tableau de bord, composé des quelques boutons (une dizaine tout au plus), sur lesquels appuyer en suivant un ordre précis. C’est à la portée de tous.

J’ai écrit « Organiser ses idées, structurer ses propos », afin que, à votre tour, vous puissiez acquérir cette compétence.

L’ouvrage détaille l’ensemble des questions à vous poser et des repères méthodologiques, pour vous approprier les techniques.

Quand vous aurez expérimenté la méthode simple proposée dans ce livre, réaliser un plan se fera naturellement.

Vous y gagnerez en temps et – le plus important –  en aisance rédactionnelle !

 

 

 

 

« Organiser ses idées, structurer ses propos », sur Amazon.

 

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Tournez le dos aux contraintes scolaires

Les écrits professionnels n’ont rien à voir avec l’écriture scolaire. Parce que le milieu professionnel est un autre monde, beaucoup plus confortable que l’école et le collège.

La rédaction et la dissertation sont les seules épreuves scolaires qui demandent de montrer un savoir-faire technique, tout en exprimant un propos qui sort de nous. La note sur 20 porte à la fois sur la forme et sur le fond. En cas de mauvaise note, les conséquences sont souvent blessantes et dans l’esprit de l’élève, c’est son propos – une part de lui-même – qui a été rejeté.

Heureusement, nous ne sommes plus à l’école ! Voici trois exemples démontrant l’écart immense entre la rudesse de l’écriture en milieu scolaire et le confort de l’écriture en milieu professionnel :

Le problème du grand style

À l’école, pour faire connaissance avec l’écriture, nous avons reçu des dictées souvent extraites de textes de grands auteurs. Nous avons écrit des mots inconnus, des phrases aux tournures compliquées et intimidantes. Avec les récitations c’était pareil, nous avons dû apprendre des textes d’une perfection littéraire inaccessible. Donc, pour beaucoup, la découverte de la littérature a provoqué un complexe d’infériorité quasi insurmontable ; et écrire est devenu synonyme d’écrire avec style.

Les écrits professionnels sont le contraire de la littérature, dans le sens où ils doivent être dépourvus d’effets de style. Pourtant, nombre d’entre vous qui êtes restés sur une idée fausse de la « maîtrise de l’écriture » passent trop de temps à soigner le style. Or, l’attente du lecteur se situe ailleurs, au niveau du plan. Autrement dit, le lecteur attend certaines informations, présentées dans un ordre précis.

Le problème de devoir se montrer

En classe de 6^ème, pour nos premiers devoirs de rédaction, le prof nous donnait comme sujet : « Racontez vos vacances » ou « Racontez vos week-ends ». Les sujets touchaient donc à l’intimité. Pour peu que notre rédaction ait été exemplaire par son excellence ou par sa médiocrité, elle était lue à la classe, ce qui nous valait des plaisanteries des copains sur notre façon d’occuper nos loisirs. Certaines personnes ne se sont pas remises de ce genre d’épisode et pour elles, écrire est une violente mise à nue.

Dans le contexte professionnel, nous nous exprimons rarement pour raconter notre vie ou pour donner un point de vue intime. Nous nous exprimons principalement pour mentionner deux choses : les faits et notre analyse des faits. Notre objectivité est de rigueur. Notre personnalité apparaît dans le choix, la pertinence et la clarté de nos informations, non dans leur interprétation. Et notre analyse repose surtout sur notre expérience professionnelle et sur notre expertise. Ceci est une certitude : la violation de la sphère privée n’a aucune légitimité dans la sphère professionnelle.

Le problème de la page blanche

Les jours de composition écrite en classe, nous commencions par sortir du papier, puis nous notions en haut d’une feuille le sujet de la rédaction ou de la dissertation que le (la) prof nous dictait et enfin, nous réfléchissions devant une feuille blanche.

Dans le contexte professionnel, réfléchir face à une feuille ou allumer l’ordinateur avant de savoir ce que nous allons écrire est un geste aussi absurde que celui consistant à saisir son téléphone avant de savoir quoi dire. Pour une raison simple : écrire à l’école, c’était pour apprendre à écrire, alors qu’écrire en milieu professionnel, c’est de l’action pure ! Et toute action se fait en deux temps : 1 – nous pensons ; 2 – nous agissons.

Pourtant, trop de monde conserve la feuille pour réfléchir ; si ce geste convient à certains, à d’autres il crée la fameuse angoisse de la page blanche.

Écrire c’est agir

Pour mener à bien la phase préparatoire de réflexion, il convient à certains de prendre des notes de façon classique, tandis que d’autres ont besoin de tracer des mind maps (que nous verrons plus loin), d’autres préfèrent marcher ou gribouiller de petits dessins, parler au dictaphone ou rester tranquilles à ne rien faire d’apparent. Si bien qu’au moment de sortir la feuille, les idées sont déjà en place et l’angoisse de la page blanche n’existe plus.

Pour beaucoup, le mot rédaction évoque le collège ou la littérature. Ces associations d’idées n’ont pas de sens dans un contexte professionnel, où écrire est exclusivement une action, au même titre que prendre son téléphone.

(Ce texte est un extrait du manuel « Osez l’écriture ! », en téléchargement gratuit sur cette page. S’il vous a plu, partagez-le !)

Publié dans Conseil Marqué avec : école, écrits professionnels, efficacité professionnelle, scolaire

Comment écrire plus vite pour votre blog ?

Chronophage, la tenue d’un blog ? Oui et non. Avant l’existence d’Internet, le seul moyen pour faire connaître votre activité était le démarchage physique. Ce qui représentait l’embauche de commerciaux à plein temps. À présent, vous pouvez atteindre ce résultat en consacrant dix fois moins de temps, grâce à vos publications sur le Net.

Quelle estimation réaliste ?

Ne nous voilons pas la face :  tenir un blog prend du temps. Au démarrage et pendant la période de rodage (variable selon la fréquence de vos publications), un article (ou billet, ou post) de qualité prendra environ 4 à 6 heures. Ce temps est décomposé comme suit :

– Un bon quart d’heure pour trouver l’idée et élaborer le plan

– 20 à 40 minutes consacrées à l’écriture proprement dite. La vitesse d’écriture tourne autour des 800 mots/20-30 minutes.

– 1 heure réservée à la correction.

Pour le moment, ça ne fait que deux heures… Disons trois, tant que vous n’êtes pas rodé.e.

Mais la fin de la rédaction n’est pas la fin de l’histoire. Il s’agit maintenant de diffuser votre post. Les pros du référencement s’accordent à estimer que le temps consacré à la diffusion est supérieur ou égal au temps consacré à la rédaction.

Ils ont raison. Car si vous vous contentez d’écrire et de publier, votre post aura peu de visibilité. Pour avoir une valeur commerciale, la nouvelle de sa publication doit être relayée sur les réseaux sociaux, susciter des commentaires auxquels vous vous devez de répondre, etc.

Je n’en dis pas plus sur ce travail de référencement et de promotion, n’étant pas un spécialiste en la matière. Je préfère vous diriger vers trois billets sur des blogs que j’aime beaucoup :

– celui de Sophie Gauthier, bourré de conseils précieux et plein d’humour : contentologue.com/faire-connaitre-son-blog/

– celui d’André Dubois, complémentaire et plus technique : traficmania.com/comment-augmenter-trafic-blog/

– sans oublier celui de Mehdi, qui vous propose une mine d’idées : blogbooster.fr/augmenter-trafic-blog/

Compartimenter les tâches pour gagner du temps

Bonne nouvelle : vous pouvez atteindre une vitesse moyenne divisée par deux !

3 heures au lieu de 6, cela reste long mais vous allez voir qu’il est possible de vous organiser, afin d’assurer une production de qualité en n’y consacrant que 30 minutes par jour.

Cela consiste à compartimenter les étapes et à grouper plusieurs billets pour chacune.

Tel jour est consacré à trouver des sujets et à faire de la veille. Les deux vont de pair. Vous pouvez vous inspirer des autres blogs (autant qu’ils s’inspireront de vous). Il est possible d’avoir trouvé 3 à 5 sujets à la fin de chaque séance.

Un autre jour, vous rédigez plusieurs brouillons sans vous relire. Bon, d’accord, ce jour-là, vous y passez plus d’une demi-heure. Mais quand on est inspiré, on ne voit pas le temps passer, c’est du pur plaisir.

Les jours suivants, vous relisez et corrigez vos brouillons.

Surtout, évitez de rédiger et de corriger un texte dans un même élan. En faisant cela,  vous serez moins performant. Car ce ne sont pas les mêmes parties du cerveau qui travaillent à la correction et à la rédaction. Passer d’une partie à l’autre, c’est perdre du temps à s’échauffer de nouveau. Il vaut mieux profiter d’une partie du cerveau qui carbure à plein régime, et la solliciter sur un autre texte.

Consacrez plusieurs séances à la correction. Car, à moins d’être un Mozart du français, nous ne voyons jamais l’intégralité des faiblesses d’un texte en une seule lecture. Personnellement, je consacre entre 3 et 6 relectures de 10 à 15 minutes par texte, avant d’être satisfait.

Enfin pour la diffusion, vous faites la même chose : vous communiquez sur plusieurs articles à la fois. Ce sont des journées à programmer, comme on programme sa démarche commerciale. L’approche est différente mais l’esprit est le même. Ces jours-là, vous êtes tourné vers les autres, et vous communiquez sur vos articles dans un style empathique et convivial.

3 options pour aller encore plus vite

Les conseils qui précèdent s’appliquent à des articles de 700 mots minimum.

Vous pouvez décréter que vos textes ne feront pas plus de 350 mots. Du genre « 7 idées pour réussir vos afterworks », avec 4-5 lignes réservées à chaque idée. C’est souvent déconseillé, car ces articles manquent d’espace pour vous laisser affirmer votre différence.

Mais tout dépend de votre statut. Si vous êtes déjà une personnalité, vous pouvez écrire court et vos fans sont toujours heureux de recevoir de vos nouvelles. En revanche, si vous écrivez pour vous faire connaître, mieux vaut multiplier les efforts et offrir un texte généreux et pertinent.

Quelle que soit la longueur de vos textes, vous pouvez décider que chacun ne vous prendra que trente minutes au maximum. Comment ? En le dictant puis en envoyant votre fichier audio à une personne chargée de le retranscrire et de le peaufiner. Si vous êtes doué à l’oral, le résultat sera à la fois un article écrit et un podcast, voire un petit film sur YouTube.

Vous pouvez aussi rédiger un brouillon et déléguer le peaufinage, la publication et la diffusion. C’est une question de budget.

Et si vous préférez lire plutôt qu’écrire, vous pouvez faire de la curation, c’est-à-dire une veille quasi quotidienne sur le Net et ailleurs, en repérant les meilleurs articles de presse et les meilleurs billets de la blogosphère qui parlent de votre secteur d’activité, et en diffusant votre sélection. Par exemple à travers la création d’une page sur Scoop.it, un des sites de curation les plus populaires actuellement. Ainsi, vous pouvez devenir une référence dans votre domaine, en ne publiant que des liens.

Et vous, avez-vous d’autres astuces pour gagner du temps sur la tenue de votre blog ?

 

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Quand les e-mails fragilisent l’ambiance au travail

Il arrive en entreprise que des échanges d’e-mails maladroits provoquent des conflits. Des personnes, pourtant respectueuses des règles de la bienséance dans la vie quotidienne, en oublient le b-a-ba dès qu’ils écrivent dans la précipitation.

Dans ce cas, une formation aux écrits professionnels d’une journée peut se révéler des plus efficaces pour les équipes.

9 pratiques à éviter

Voici neuf motifs d’irritation provoqués par les e-mails maladroits :

– Trop d’e-mails provenant de la même source. Chacun fait l’expérience d’ouvrir sa boîte à e-mails et de se sentir submergé. Alors, pourquoi faire subir cela aux autres ? Le pire, c’est quand les messages proviennent d’un espace distant de quelques mètres… Alors qu’un simple coup de fil ou un passage éclair à votre bureau serait plus pratique et convivial, et demanderait moins d’attention.

– Les e-mails non ouverts. C’est peut-être dû au problème précédent, ou au fait que l’objet n’est pas suffisamment accrocheur. Quand vous faites le tri dans vos mails avant de lire les plus pertinents, il est possible que vous jetiez des mails importants mais à l’objet trop discret.

– Des e-mails trop longs. Normalement, il ne doit pas être nécessaire d’utiliser sa souris pour lire un e-mail. La qualité de celui-ci dépend de sa brièveté. Or, certains ne respectent pas cet impératif. Qu’ils ne s’étonnent pas s’ils ne sont pas lus attentivement.

– Des « RE: » à n’en plus finir. Certains correspondants ne font pas l’effort de réécrire l’objet tant que durent les échanges, même quand le sujet a dévié. Au résultat, les messages sont impossibles à archiver ; on met des heures à retrouver un e-mail précis.

– Des e-mails auxquels le correspondant répond partiellement. La règle veut qu’un e-mail aborde un point unique. Mais certains abordent plusieurs points. Alors parfois, ils n’obtiennent qu’une réponse partielle. Car celui qui respecte les règles répond au seul point en rapport avec l’objet, pour faciliter l’archivage. 

Si vous tenez à ce que vos multiples points soient pris en compte, soit vous envoyez autant d’e-mails que de points à traiter ; soit vous écrivez une note sous Word, postée en pièce jointe.

– Un effet d’humour mal perçu. Évitez les vannes. Mais si, à certains moments, vous ne résistez pas, pensez au smiley pour souligner l’effet. Sinon, cela peut prêter à confusion.

– Un abus d’envois en copie. Quelqu’un fait une remarque par e-mail, qu’il envoie en copie à un supérieur hiérarchique, alors qu’il n’y a pas péril en la demeure. Ce genre d’envoi, perçu comme un geste mesquin, pénalise l’expéditeur plus que le destinataire.

– Des e-mails qui ne servent à rien. Il y a un principe à retenir : les écrits professionnels ont valeur de trace. Donc, autant que ladite trace ait une valeur opérationnelle ! Quand ce n’est pas le cas, un coup de fil peut remplacer l’e-mail.

– Une absence de formule de politesse. Aucune personnalisation, aucun signe d’humanité. Eh, on n’est pas des machines !

Avouez : certains de ces points ne vous énervent-ils pas ? 

Un moyen de souder les équipes

Les règles des écrits professionnels – et de la bienséance – offrent le confort de protéger chacun contre ses propres écarts. Il suffit de respecter ces règles pour faire l’économie de nombreux problèmes de relations humaines.

C’est pourquoi une journée de formation destinée à sensibiliser une équipe sur les bonnes pratiques en matière d’échanges d’e-mails va contribuer à modifier les comportements, sans avoir l’air d’y toucher.

Si un problème d’e-mail est abordé dans le cadre d’une gestion de conflit, les personnes concernées risquent de se sentir jugées au niveau personnel. Alors que, dans le cadre d’une formation, les participant.e.s sont sensibilisé.e.s sur l’importance de soigner leurs envois, de façon indirecte, en abordant les aspects techniques. Ainsi, elles.ils sont invité.e.s à changer leurs façons de faire, sans se sentir personnellement visé.e.s.(1)

De plus, aborder en équipe le sujet des écrits professionnels favorise la concertation. Car les règles de l’écriture étant évolutives et adaptables, il est possible de créer ses propres règles au sein de l’entreprise.

Ainsi, nous profitons de l’espace de la formation pour inviter les membres de l’équipe à se mettre d’accord sur la manière de personnaliser leur communication.

Ils peuvent aborder des questions du type : à quel rythme communiquer ? Quelle longueur accorder à un e-mail (et par la même occasion, à une note de service, à un compte rendu de réunion, etc.) ? Et pourquoi ne pas inventer des formules de politesse propres à l’entreprise ?

Voilà une occasion rare d’exprimer ses préférences en matière de communication quotidienne et de développer une nouvelle forme d’échanges, plus collaborative, cohérente et efficace.

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(1) Cette manière d’écrire le féminin avec un point vous choque ? Alors lisez ce billet sur les nouvelles règles de la parité, ici !

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Réussir ses comptes rendus

Les comptes rendus accompagnent les moments importants de la vie professionnelle : entretiens téléphoniques, rendez-vous, réunions, étapes de production… Ces documents témoignent de vos actions, de vos paroles ou de vos observations.

Leurs finalités sont multiples : favoriser la concertation, marquer l’engagement, aider à la décision, orchestrer un déroulement et, dans tous les cas, apporter un témoignage et conserver une trace.

C’est dire leur importance ! Pourtant, leur rédaction soulève des enjeux pas toujours mesurés à leur juste valeur.

Les enjeux du compte rendu – rendez-vous compte !

L’efficacité de la rédaction s’apprécie à deux niveaux principaux : le temps consacré et le format adapté au contexte.

Prenons le cas d’une réunion de 3 heures :

– au niveau du temps de rédaction, certains comptes rendus de réunion, simplement destinés à l’archivage, demandent parfois trois jours de travail au rédacteur amateur, alors qu’une à trois heures suffisent à celui qui maîtrise la technique. Au prix du salaire horaire de la personne, faites le compte !

– au niveau du format, il en existe 5, selon la finalité et les destinataires : cela va du format le plus synthétique (présentation en tableau, sur une page ou deux), au document qui reproduit la quasi-intégralité des propos échangés (présenté parfois sous forme de dialogue en style direct, de 20 à 30 pages). Si par erreur, le format n’est pas adapté à la situation, il n’est pas opérationnel et n’est ni lu, ni exploité.

Les conditions pour réussir un compte rendu

La perte de temps est souvent due à deux facteurs :

– trop de notes prises qu’il faut ensuite relire, classer, réduire… ;

– trop d’efforts pour reformuler les propos.

La réussite du compte rendu repose sur la qualité de la préparation. Il convient de se poser les bonnes questions avant sa réalisation. Par exemple :

– Quels sont les objectifs du compte rendu ? Est-il destiné à l’archivage ou à la communication ? Pour l’archivage, le style ne compte pas mais seulement la fiabilité des informations.

– Quand il est destiné à communiquer, dans quel but ? Cette question concerne le document lui-même et le(s) sujet(s) qu’il contient.

– À qui s’adresse-t-il ? Seulement aux personnes mentionnées dans le texte ou à une plus large audience ? À des personnes ignorantes du sujet ou à des connaisseurs ? Etc.

– Quels types de propos est-il besoin de rapporter ?  

(Pour en savoir plus sur les questions fondamentales à vous poser avant d’écrire, cliquez ici).

L’étape suivante consiste à prendre la quantité de notes utiles à la rédaction et pas davantage. Cela répond à une gymnastique particulière. Beaucoup de personnes savent écrire correctement, sans pour autant s’en sortir avec cette gymnastique-là.

Un entraînement accompagné permet d’accélérer l’acquisition du bon questionnement et des bons gestes. En formation individuelle, une journée peut suffire pour changer sa pratique et mesurer immédiatement le gain de temps.

Les écrits opérationnels sont vos alliés privilégiés. Sachez en profiter !

 

Le contenu de ce billet est développé dans l’ouvrage « Organiser ses idées, structurer ses propos« .

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Publié dans Enjeux Marqué avec : bonne conduite, compte rendu, diriger, écrits professionnels, écriture, efficacité professionnelle, Gain de temps, rédiger

La prise de notes participe au bien-être

Écrire accompagne nos actions pour les dynamiser et les rendre plus efficaces. Une preuve : voyez ce qu’il se passe avec une simple prise de notes.

Prendre des notes libère l’esprit

Celles et ceux qui rechignent à noter font trop confiance à leur mémoire. Exemples : le serveur au restaurant qui ne note pas la commande, ou nous-mêmes les jours où nous faisons les courses sans en avoir dressé la liste, il se produit souvent un oubli, avec des conséquences fâcheuses : le serveur est renvoyé en cuisine et il nous faut retourner au supermarché.

Pourquoi se compliquer la vie, quand il est si simple de noter ?

En plus de nous garantir de ne rien oublier, la prise de notes nous libère l’esprit.

C’est flagrant avec les idées. Une idée est pleine sitôt qu’elle émerge. Elle n’évolue pas, elle nous hante, c’est tout ce qu’elle fait. Dès qu’elle est notée, l’esprit est libéré et peut offrir de la place aux idées suivantes ou se reposer.

Prendre des notes vainc l’insomnie

Longtemps, j’ai eu du mal à m’endormir. Je ressassais des trucs pendant trois ou quatre heures, jusqu’à l’épuisement. Je me croyais de nature insomniaque, mais c’était faux, car deux disciplines m’ont aidé à chasser le phénomène.

La première a été d’apprendre à respirer profondément, au niveau du diaphragme. Cela s’acquiert en quelques semaines. La deuxième se maîtrise en quelques minutes : cela consiste à noter chaque soir mon planning pour le lendemain.

5 à 10 minutes par jour suffisent. Je remplis le programme du lendemain et je n’y pense plus.

Ne vous séparez jamais du bloc-notes

« Bloc-notes » est une façon de parler. Il existe une variété d’outils pour compiler nos notes. Je me suis longtemps promené avec un carnet et plusieurs stylos. Puis j’ai changé pour le dictaphone.

Choisissez votre outil favori et gardez-le toujours près de vous. Et surtout, prenez l’habitude de reporter souvent vos notes sous une forme planifiée afin de ne pas accumuler une quantité importante de notes qu’il serait fastidieux de traiter. Mieux vaut 5 minutes par jour que 50 minutes tous les 10 jours.

Derrière cette collection de bonnes pratiques, il y a la récompense de travailler sans avoir l’impression de le faire. 50 minutes d’attention, c’est du travail, tandis que 5, c’est presque rien. Résultat : certains jours, en supervisant l’ensemble de vos notes, vous vous dites « Whaow ! Quel boulot ! Pourtant je ne l’ai pas senti passer ! ». C’est excellent pour le moral !

Pour voir d’autres cas où l’écriture est au carrefour du développement professionnel et du développement personnel : lisez le livre gratuit « Osez l’écriture » et le billet « Inspirez / Ecrivez »

 

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