maîtriser le plan pour être plus clair et concis
juin 13th, 2017 par JérômeDuez

La réussite d’un écrit professionnel repose principalement sur la réussite du plan.

Autrefois, écrire était élitiste et la qualité du style comptait beaucoup plus. Le bon style confirmait et soulignait le bon rang du signataire.

Aujourd’hui, avec Internet, l’écriture s’est démocratisée et désacralisée. Par conséquent, quand un texte contient des informations de qualité et suit un bon plan, le lecteur devient moins regardant sur le style.

Pourquoi un bon plan est-il si important ?

Les atouts d’un bon plan de texte sont multiples. Pour le rédacteur ou la rédactrice :

– C’est un cadre auquel se raccrocher avec la certitude d’aller dans le bon sens.

– Un plan détaillé offre une collection de repères qui nous éclairent à tout moment sur la voie de la rédaction.

– Suivre un plan protège chacun.e contre ses propres écarts.

– Un bon plan est le meilleur moyen pour accrocher la ou le destinataire, et pour maintenir son attention en éveil.

Au lecteur ou à la lectrice, la visibilité d’un bon plan offre plusieurs types de conforts. Principalement :

– Un confort de survol : la direction que suit le texte est visible au premier coup d’œil sur les intertitres.

– Un confort de lecture : des propos correctement morcelés sont plus faciles à comprendre et à retenir.

En somme, être compétent en matière de plan, c’est être mieux armé pour communiquer au quotidien.

La maîtrise du plan libère la rédaction

J’ai animé plusieurs centaines de formations aux écrits professionnels, et j’ai pu observer de nombreuses fois le phénomène suivant.

Des personnes souffrent de blocages qui les empêchent de développer leur propos aussi bien qu’elles le voudraient. Pourtant, elles savent écrire ; mais elles se croient victimes d’un problème insoluble, car remontant à l’enfance et à leur découverte de la lecture et de l’écriture.

Soudain, en formation, elles se découvrent capables de maîtriser les écrits professionnels, et le vérifient le jour même, en se concentrant uniquement sur le plan. Car la réflexion sur la structure du texte facilite l’enchaînement des idées et, ensuite, l’écriture coule de source.

Ainsi, souvent, un simple apport technique peut aider à libérer l’expression écrite.

La clé pour réussir les plans de vos écrits professionnels

Si vous avez des difficultés à trouver le plan de vos textes, la suite va vous intéresser.

Créer un plan n’a rien d’un exercice littéraire. Il est question de construction, de structure, d’enchaînements logiques…

À la limite, vous pouvez considérer votre texte comme un tableau de bord, composé des quelques boutons (une dizaine tout au plus), sur lesquels appuyer en suivant un ordre précis. C’est à la portée de tous.

J’ai écrit « Organiser ses idées, structurer ses propos », afin que, à votre tour, vous puissiez acquérir cette compétence.

L’ouvrage détaille l’ensemble des questions à vous poser et des repères méthodologiques, pour vous approprier les techniques.

Quand vous aurez expérimenté la méthode simple proposée dans ce livre, réaliser un plan se fera naturellement.

Vous y gagnerez en temps et – le plus important –  en aisance rédactionnelle !

 

 

 

 

« Organiser ses idées, structurer ses propos », sur Amazon.

 

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mai 9th, 2017 par JérômeDuez

Les écrits professionnels n’ont rien à voir avec l’écriture scolaire. Parce que le milieu professionnel est un autre monde, beaucoup plus confortable que l’école et le collège.

La rédaction et la dissertation sont les seules épreuves scolaires qui demandent de montrer un savoir-faire technique, tout en exprimant un propos qui sort de nous. La note sur 20 porte à la fois sur la forme et sur le fond. En cas de mauvaise note, les conséquences sont souvent blessantes et dans l’esprit de l’élève, c’est son propos – une part de lui-même – qui a été rejeté.

Heureusement, nous ne sommes plus à l’école ! Voici trois exemples démontrant l’écart immense entre la rudesse de l’écriture en milieu scolaire et le confort de l’écriture en milieu professionnel :

Le problème du grand style

À l’école, pour faire connaissance avec l’écriture, nous avons reçu des dictées souvent extraites de textes de grands auteurs. Nous avons écrit des mots inconnus, des phrases aux tournures compliquées et intimidantes. Avec les récitations c’était pareil, nous avons dû apprendre des textes d’une perfection littéraire inaccessible. Donc, pour beaucoup, la découverte de la littérature a provoqué un complexe d’infériorité quasi insurmontable ; et écrire est devenu synonyme d’écrire avec style.

Les écrits professionnels sont le contraire de la littérature, dans le sens où ils doivent être dépourvus d’effets de style. Pourtant, nombre d’entre vous qui êtes restés sur une idée fausse de la « maîtrise de l’écriture » passent trop de temps à soigner le style. Or, l’attente du lecteur se situe ailleurs, au niveau du plan. Autrement dit, le lecteur attend certaines informations, présentées dans un ordre précis.

Le problème de devoir se montrer

En classe de 6ème, pour nos premiers devoirs de rédaction, le prof nous donnait comme sujet : « Racontez vos vacances » ou « Racontez vos week-ends ». Les sujets touchaient donc à l’intimité. Pour peu que notre rédaction ait été exemplaire par son excellence ou par sa médiocrité, elle était lue à la classe, ce qui nous valait des plaisanteries des copains sur notre façon d’occuper nos loisirs. Certaines personnes ne se sont pas remises de ce genre d’épisode et pour elles, écrire est une violente mise à nue.

Dans le contexte professionnel, nous nous exprimons rarement pour raconter notre vie ou pour donner un point de vue intime. Nous nous exprimons principalement pour mentionner deux choses : les faits et notre analyse des faits. Notre objectivité est de rigueur. Notre personnalité apparaît dans le choix, la pertinence et la clarté de nos informations, non dans leur interprétation. Et notre analyse repose surtout sur notre expérience professionnelle et sur notre expertise. Ceci est une certitude : la violation de la sphère privée n’a aucune légitimité dans la sphère professionnelle.

Le problème de la page blanche

Les jours de composition écrite en classe, nous commencions par sortir du papier, puis nous notions en haut d’une feuille le sujet de la rédaction ou de la dissertation que le (la) prof nous dictait et enfin, nous réfléchissions devant une feuille blanche.

Dans le contexte professionnel, réfléchir face à une feuille ou allumer l’ordinateur avant de savoir ce que nous allons écrire est un geste aussi absurde que celui consistant à saisir son téléphone avant de savoir quoi dire. Pour une raison simple : écrire à l’école, c’était pour apprendre à écrire, alors qu’écrire en milieu professionnel, c’est de l’action pure ! Et toute action se fait en deux temps : 1 – nous pensons ; 2 – nous agissons.

Pourtant, trop de monde conserve la feuille pour réfléchir ; si ce geste convient à certains, à d’autres il crée la fameuse angoisse de la page blanche.

Écrire c’est agir

Pour mener à bien la phase préparatoire de réflexion, il convient à certains de prendre des notes de façon classique, tandis que d’autres ont besoin de tracer des mind maps (que nous verrons plus loin), d’autres préfèrent marcher ou gribouiller de petits dessins, parler au dictaphone ou rester tranquilles à ne rien faire d’apparent. Si bien qu’au moment de sortir la feuille, les idées sont déjà en place et l’angoisse de la page blanche n’existe plus.

Pour beaucoup, le mot rédaction évoque le collège ou la littérature. Ces associations d’idées n’ont pas de sens dans un contexte professionnel, où écrire est exclusivement une action, au même titre que prendre son téléphone.

(Ce texte est un extrait du manuel « Osez l’écriture ! », en téléchargement gratuit sur cette page. S’il vous a plu, partagez-le !)

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février 28th, 2017 par JérômeDuez

Les comptes rendus accompagnent les moments importants de la vie professionnelle : entretiens téléphoniques, rendez-vous, réunions, étapes de production… Ces documents témoignent de vos actions, de vos paroles ou de vos observations.

Leurs finalités sont multiples : favoriser la concertation, marquer l’engagement, aider à la décision, orchestrer un déroulement et, dans tous les cas, apporter un témoignage et conserver une trace.

C’est dire leur importance ! Pourtant, leur rédaction soulève des enjeux pas toujours mesurés à leur juste valeur.

Les enjeux du compte rendu – rendez-vous compte !

L’efficacité de la rédaction s’apprécie à deux niveaux principaux : le temps consacré et le format adapté au contexte.

Prenons le cas d’une réunion de 3 heures :

– au niveau du temps de rédaction, certains comptes rendus de réunion, simplement destinés à l’archivage, demandent parfois trois jours de travail au rédacteur amateur, alors qu’une à trois heures suffisent à celui qui maîtrise la technique. Au prix du salaire horaire de la personne, faites le compte !

– au niveau du format, il en existe 5, selon la finalité et les destinataires : cela va du format le plus synthétique (présentation en tableau, sur une page ou deux), au document qui reproduit la quasi-intégralité des propos échangés (présenté parfois sous forme de dialogue en style direct, de 20 à 30 pages). Si par erreur, le format n’est pas adapté à la situation, il n’est pas opérationnel et n’est ni lu, ni exploité.

Les conditions pour réussir un compte rendu

La perte de temps est souvent due à deux facteurs :

– trop de notes prises qu’il faut ensuite relire, classer, réduire… ;

– trop d’efforts pour reformuler les propos.

La réussite du compte rendu repose sur la qualité de la préparation. Il convient de se poser les bonnes questions avant sa réalisation. Par exemple :

– Quels sont les objectifs du compte rendu ? Est-il destiné à l’archivage ou à la communication ? Pour l’archivage, le style ne compte pas mais seulement la fiabilité des informations.

– Quand il est destiné à communiquer, dans quel but ? Cette question concerne le document lui-même et le(s) sujet(s) qu’il contient.

– À qui s’adresse-t-il ? Seulement aux personnes mentionnées dans le texte ou à une plus large audience ? À des personnes ignorantes du sujet ou à des connaisseurs ? Etc.

– Quels types de propos est-il besoin de rapporter ?  

(Pour en savoir plus sur les questions fondamentales à vous poser avant d’écrire, cliquez ici).

L’étape suivante consiste à prendre la quantité de notes utiles à la rédaction et pas davantage. Cela répond à une gymnastique particulière. Beaucoup de personnes savent écrire correctement, sans pour autant s’en sortir avec cette gymnastique-là.

Un entraînement accompagné permet d’accélérer l’acquisition du bon questionnement et des bons gestes. En formation individuelle, une journée peut suffire pour changer sa pratique et mesurer immédiatement le gain de temps.

Les écrits opérationnels sont vos alliés privilégiés. Sachez en profiter !

 

Le contenu de ce billet est développé dans l’ouvrage « Organiser ses idées, structurer ses propos« .

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exercice pour réussir la synthèse
décembre 9th, 2016 par JérômeDuez

Pratiquer la synthèse consiste à dégager d’une masse d’informations les points clés d’un sujet. Autrement dit, cela consiste à cadrer le sujet.

Plus le sujet est passionnant et plus l’exercice est difficile. Nous avons envie de tout décortiquer, nous faisons moins la différence entre l’essentiel et le superflu.

C’est comme mener un entretien avec un personnage admirable, nous voudrions pouvoir lui poser mille questions. Or, nous sommes limités par le temps et par le cadre du sujet.

Les points communs sont multiples, entre l’exercice de l’interview et celui de la synthèse. Pourtant, pour beaucoup de monde, réussir une interview s’avère plus facile.

Dans ce cas, facilitez-vous la tâche en rédigeant une synthèse comme vous mèneriez une interview !

Les conditions d’une bonne interview

Le succès d’une interview réside dans le choix limité des questions de départ et dans la technique d’écoute active de l’interviewer.

La préparation des questions :

Dans l’idéal, pas plus de 3 questions ! Au-delà, le lecteur risque d’en apprendre plus sur l’interviewer que sur la personne interrogée. C’est pourquoi la préparation d’une bonne interview ne demande que quelques minutes de réflexion.

Pour le choix des questions, il en existe de deux sortes :

– Liées à la personne interrogée : « Qui êtes-vous ? », « Comment avez-vous eu l’idée de ce sujet ? », « Quels sont vos projets ? » ;

– Liées au sujet : « Comment définissez-vous le sujet ? », « Quelle est votre opinion sur le sujet ? », « Quel est l’objectif du sujet et qu’en attendez-vous ? ».

Quand l’interview porte sur le sujet sans s’attarder sur la personne, voici les trois principaux modèles de plan, pratiqués dans 95 % des cas :

  1. Le modèle chronologique (origine du sujet / le sujet aujourd’hui / perspectives à moyen terme). Ce modèle inspire naturellement les 3 questions : « À quand remonte le projet ? », « Où en est-il à présent ? », « Que préconisez-vous pour demain ? ».
  2. Le modèle « mal / remède » ou « problème / solution ». Les 3 questions sont des variations de ceci : « Quelle est l’ampleur du problème ? », « Quelle est la mise en œuvre pour y remédier ? », « La solution est-elle à la mesure du problème ? »
  3. Le modèle « mise en place d’une action / freins au bon déroulement ». Avec pour questions : « Quelle est l’action ? », « Quels sont les freins à l’action ? », « Quelles sont les chances de réussite ? ».

L’écoute active inspire les sous-parties du texte et son développement

En menant un entretien, il est important d’être concentré sur la qualité des propos recueillis, à savoir veiller aux points suivants :

– ne pas dévier du sujet ;

– la pertinence et l’intérêt des propos ;

– la clarté. Certains experts usent parfois de jargons et il est important de leur demander de traduire en termes compréhensibles par tous.

Il est aussi important de pratiquer l’écoute active, consistant à maintenir un dialogue et à manifester son intérêt pour le sujet, afin que l’interviewé s’exprime avec générosité.

L’écoute active est aussi appelée écoute bienveillante et sa fonction principale est d’établir un rapport de confiance rapide.

Si l’interviewer reste sagement assis, en disant parfois « oui » et en hochant la tête, l’autre ignore s’il est apprécié, s’il est compris, voire s’il est entendu ; et il finit par se taire ou par partir dans toutes les directions.

Par conséquent, l’écoute active est une forme de dialogue, qui consiste à rebondir sur les propos de l’autre, par différents moyens – une question subsidiaire ; une demande d’explication ; un regard interrogatif ; en reformulant ce qui a été dit pour vérifier que l’on a bien compris ; en défendant la position contraire pour inviter la personne interviewée à défendre son sujet avec plus de force ; etc. – pour aiguiller son discours.

La technique de l’interview adaptée à l’élaboration d’une note

Rappelons les 3 phases de l’interview, qui sont les mêmes pour construire une note de synthèse, une dissertation ou une note de problématique :

  1. les 3 questions de départ préparées avant l’interview sont, en termes de plan, les axes principaux de la note ;
  2. les points sur lesquels il faut veiller pour bien cadrer l’interview sont les mêmes points de vigilance pour cadrer sa rédaction ;
  3. les questions qui émergent spontanément à l’écoute de la personne interrogée s’intègrent parfaitement au sujet ; en termes de plan, ces questions mettent l’accent sur les axes secondaires.

Quand vous vous retrouvez devant un gros dossier qui sert de matière à votre synthèse, considérez-le comme un personnage et abordez-le avec vos trois questions principales. Elles vous aident à sélectionner correctement les documents intéressants.

Lors du survol des documents, demandez-vous s’ils répondent à ces questions, et si les réponses semblent complètes ou nécessiter un complément (une explication, un exemple ou un nouvel axe).

Quand vous rédigez un texte qui repose sur vos connaissances personnelles, vous devez vous poser les mêmes questions face à vos propres arguments.

Pour rédiger, certains s’isolent et pratiquent l’exercice au dictaphone, afin que la mise en situation d’interview soit complète. Ils sont à la fois interviewers et interviewés. C’est ainsi qu’ils dictent la quasi-intégralité de leur texte en un temps record.

N’oubliez jamais de vous faire une image précise de la personne ou du public à qui s’adresse le texte. Ce destinataire est dans une attente implicite de contenu ; tendez-lui un micro et il aura des questions à vous poser. Par conséquent, dans votre imagination, vous pouvez écouter ses questions, lesquelles vous indiquent les orientations de votre plan.

Moralité : l’écriture devient plus facile quand nous nous imaginons entourés !

 

Le contenu de ce billet est développé dans l’ouvrage « Organiser ses idées, structurer ses écrits« .

Un autre exercice pour développer votre esprit de synthèse : ICI.

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Les questions essentielles pour bien écrire
décembre 2nd, 2016 par JérômeDuez

Dès que vous allez devoir communiquer à l’oral ou à l’écrit, dans un contexte professionnel ou extra-professionnel, au moment où vous vous demandez « que dois-je dire ? », il convient de vous poser 3 questions.

Ces 3 questions sont des repères formidables, qui vont vous mettre en accord avec le destinataire/interlocuteur/public et en accord avec le sujet. Les voici :

1ère question : « À qui je m’adresse ? »

Cette question sert à cerner le profil de votre (vos) destinataire(s) ou de votre public.

Elle implique de répondre aux questions subsidiaires : « S’agit-il de mon supérieur, mon égal ou mon subordonné ? » ; et « Quel est son niveau de connaissance du sujet ? ». Si vous manquez de réponses à la dernière question, dans le doute, exprimez-vous comme si vous vous adressiez à un ignorant du sujet.

Lors du lancement d’un nouveau produit sur le marché, la question « à qui s’adresse ce produit ? » fait l’objet d’une étude marketing, parfois longue et coûteuse. Mais dans un contexte habituel d’écriture ou d’autres formes d’expression, quelques minutes de réflexion suffisent.

2ème question : « Qu’est-ce que mon destinataire veut savoir ? Et qu’a-t-il besoin de savoir ? »

La réponse est claire dans le cas où quelqu’un vous demande un écrit (rédaction d’une note, réponse à un courrier, etc.). Cette 2ème question correspond à l’étude de la commande.

Si ce n’est pas le cas, vous devez interroger la personne pour connaître ses attentes.

Dans le cas d’un écrit commercial (une brochure de présentation, une proposition commerciale, etc.), le rédacteur se réfère aux critères de la grille SONCAS, que connaît tout bon vendeur :

S comme Sécurité

O comme Orgueil

N comme Nouveauté

C comme Confort

A comme Argent

S comme Sympathie

Ces critères correspondent à nos motivations d’achat.

Par exemple, selon les individus, l’achat d’une voiture peut être motivé par son aspect économique (argent), son intérieur tout cuir (confort), sa puissance (orgueil), ses options à la pointe du progrès (nouveauté), la qualité de complicité du vendeur (sympathie), le système ABS, les airbags et le limiteur de vitesse (sécurité).

« Quel genre de voiture recherchez-vous ? », demande le vendeur. À travers sa réponse, le client exprime ses critères préférentiels. Ainsi, le vendeur peut orienter son discours commercial en fonction des attentes.

De même, hors du contexte commercial, il est recommandé de vous interroger sur les attentes de l’autre.

3ème question : « Qui suis-je, dans le cas présent ? »

Parfois, vous écrivez en votre nom propre, parfois au nom de votre service, parfois au nom de votre supérieur.

Quand vous écrivez en votre nom, vous pouvez décider de mettre en avant votre responsabilité (et vous imposez vos vues), ou votre expertise (et vous soumettez des propositions), ou votre part d’exécutant (et vous rapportez les informations et des propos d’autrui), etc.

De plus, selon les circonstances, vous choisissez de montrer un certain visage : sérieux pour sensibiliser votre auditoire sur un point délicat ; cool pour présenter les vœux de fin d’année ; autoritaire ou séducteur pour obtenir quelque chose, etc.

Soyez toujours attentifs à ces 3 questions

J’aime comparer l’écriture à la conduite automobile. Au moment d’apprendre à conduire, le débutant pense à tout, il se dit des choses comme « là je suis en 1ère, maintenant qu’est-ce que je fais ? Ah oui, je passe en 2de, sans oublier d’appuyer sur la pédale d’embrayage avec le pied droit…».

Avec un peu de pratique, il le fait sans y penser. En revanche, pour éviter tout accident ou sortie de route, il est sans cesse attentif à ce qui l’entoure et il modifie sa conduite selon qu’il roule en ville ou sur autoroute, sur chaussée sèche ou mouillée, etc.

L’écriture, c’est pareil. Vous devez suivre un plan, relativement simple. Au début vous vous interrogez : « Je viens de trouver ma phrase d’accroche ; et maintenant, qu’est-ce que j’écris ? Ah oui, je définis le sujet… »

Avec de la pratique, vous n’y pensez plus. En revanche, pour éviter les écarts de conduite, vous restez vigilant sur le contexte de votre communication, à savoir : ces 3 questions.

Ces 3 questions sont à la fois une sécurité et une première voie pour trouver le plan du texte :

  • La sécurité repose sur les questions 1 et 3, qui servent à ne pas dévier et tomber « hors contexte ». Au cas contraire, votre texte risque d’être à l’origine d’un conflit, au cours duquel votre destinataire demande d’un ton  énervé : « À qui croyez-vous vous adresser ? » et « Pour qui vous prenez-vous ? ».
  • Le plan repose en partie sur la question 2, qui vous évite de tomber dans le « hors sujet ». Quand nous savons ce que le destinataire veut et doit lire ou entendre, le contenu du texte va de soi.

Pensez-y toujours ! Elles vous sont indispensables, même quand vous connaissez votre sujet sur le bout des doigts. Car votre manière de vous exprimer varie constamment, selon le contexte, selon le destinataire et ses attentes, et selon la personne que vous êtes à l’instant et qui évolue sans cesse.

 

(Le contenu de ce billet est développé dans l’ouvrage « Organiser ses idées, structurer ses propos« .

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