Category: Ecrire opérationnel

Les emails à éviter
septembre 17th, 2019 par Jérôme Duez

C’est une vérité : des e-mails maladroits fragilisent l’ambiance au travail et provoquent des conflits.

Des personnes, pourtant respectueuses des règles de la bienséance, en oublient le b.a.-ba dès qu’elles s’expriment derrière leur écran.

Voici 10 motifs de conflits provoqués par de mauvaises pratiques :

 

1 – Les e-mails non ouverts

Quand on reçoit une centaine d’e-mails par jour, on doit faire le tri avant de lire les plus pertinents ; et il arrive que l’on jette des e-mails importants mais à l’objet trop discret. Donc, pensez à rédiger des objets explicites ! Sinon, gare aux conséquences !

 

2 – Des e-mails trop longs

Normalement, il ne doit pas être nécessaire d’utiliser sa souris pour lire un e-mail. La qualité de celui-ci dépend de sa brièveté. Or, des personnes ne respectent pas cet impératif. Qu’elles ne s’étonnent pas si leurs longs textes écrits en tout petit ne sont pas lus attentivement.

 

3 – Des « RE: » à n’en plus finir

Certains ne font pas l’effort de réécrire l’objet quand celui-là a changé au fil des échanges. Au résultat, les messages sont impossibles à archiver.

 

4 – Trop d’e-mails provenant de la même source

Chacun fait l’expérience d’ouvrir sa boîte à e-mails et de se sentir submergé. Alors, pourquoi faire subir cela aux autres ? Parfois, trop de messages proviennent d’un émetteur distant de quelques mètres… Une simple visite éclair serait plus pratique et conviviale.

 

5 – Des e-mails auxquels on ne répond que partiellement

La règle veut qu’un e-mail aborde un point unique. Mais certains traitent plusieurs points. Alors parfois, ils n’obtiennent qu’une réponse partielle. Car celui qui respecte le principe d’unicité (lire cet article pour en savoir plus sur la valeur de ce principe) répond au seul point en rapport avec l’objet, pour faciliter l’archivage.

Si vous tenez à ce que vos multiples sujets soient pris en compte, soit vous envoyez autant d’e-mails que de sujets (sans abuser), soit vous écrivez une note sous Word, postée en pièce jointe.

 

6 – Un effet d’humour mal perçu

Évitez les vannes. À certains moments, si vraiment vous n’y résistez pas, pensez à ajouter un smiley pour souligner l’effet. Sinon, cela peut prêter à confusion. Car vous et moi ne rions pas des mêmes choses, et ce qui peut faire rire certains peut vexer d’autres.

 

7 – Un abus d’envois en copie

Quelqu’un fait une remarque par e-mail, et l’envoie en copie à un supérieur hiérarchique, sans raison évidente. Ce genre de geste, perçu comme mesquin, pénalise l’expéditeur plus que le destinataire.

Quand, par malheur, la mise en copie fait partie de la politique de l’entreprise, il règne en son sein comme un climat de paranoïa.

 

8 – Des e-mails qui ne servent à rien

Retenez ce principe : “tout écrit professionnel a valeur de trace” ; donc, autant que ladite trace ait une valeur opérationnelle ! Quand ce n’est pas le cas (par exemple, quand vous donnez rendez-vous au collègue pour la pause) un coup de fil ou un SMS sont préférables.

 

9 – Des e-mails non relus…

…Non relus et, comme par hasard, truffés de fautes ! Ils sont perçus comme un manque de respect par celui ou celle qui les reçoit. La personne qui les envoie risque d’être jugée peu soignée, voire infréquentable.

 

10 – Une absence de formule de politesse

Aucune personnalisation, aucun signe d’humanité. Ou un méprisant « cdt » à la place de “cordialement” (à propos de cette formule de politesse, voir ici le point de réflexion qu’elle m’a inspiré). Ne méritons-nous pas que vous consacriez une demi-seconde à nous adresser un “cordialement” correctement tapé ? Eh, on n’est pas des machines !

Prenez le temps de gagner du temps

Avouez : quelques-uns de ces 10 points ne vous horripilent-ils pas ? (Répétez 5 fois cette question à voix haute, c’est très bon pour la diction !)

La plupart des maladresses sont provoquées par un besoin de gain de temps. Ou par habitude de répondre vite.

À ce propos, j’ai oublié d’un autre phénomène grave, celui des e-mails “énervés”. Vous avez toutes et tous connu ça : vous voilà horripilé.e par un des 10 points précédents ; alors vous saisissez le clavier pour dire à l’expéditeur le fond de votre pensée, vos doigts tapent plus fort que d’habitude sur les lettres, vous bouillonnez !

Attention ! Dès que l’on s’enivre d’une émotion forte, il jaillit des mots malheureux ! Souvenez-vous de ce qu’aurait conseillé Hemingway[1] : “Write drunk, edit sobre” (écrivez bourré.e, publiez sobre), un sage principe ! Avant tout envoi, prenez le temps de laisser le texte reposer, offrez-vous le luxe de le relire plus tard, à tête reposée.

En expédiant tout de suite, sans vous relire, vous croyez gagner du temps. Mais quand le conflit éclate, combien de temps faut-il pour rattraper la situation ?

Les règles de bonne conduite offrent à chacun.e une protection contre ses propres écarts. Il peut suffire de les respecter pour faire l’économie de conflits chronophages.

Ces règles peuvent varier selon les établissements. Telle équipe de travail peut décider que l’orthographe est sans importance, ou que “cdt” entre collègues suffit amplement, ou qu’il est permis d’écrire de longs e-mails… Encore faut-il prendre le temps de se mettre d’accord au sein de l’équipe ! Ce temps de concertation évitera bien des coups de sang entre expéditeurs et destinataires.

Ainsi parfois, pour gagner du temps, il est bon de prendre votre temps !

[1] D’aucuns prétendent qu’Hemingway n’a jamais écrit ça. D’autres qu’il l’a dit un soir, mais qu’il était trop bourré pour s’en être rappelé.

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Privilégier la synthèse pour parler d'un film
juillet 11th, 2017 par Jérôme Duez

Quand vous racontez un film pour donner aux autres envie de le voir, plutôt que résumer l’œuvre, il vaut mieux pratiquer la synthèse.

Différence entre le résumé et la synthèse

La synthèse et le résumé sont deux techniques qui permettent de raccourcir un texte.

La différence entre les deux réside dans l’ordre du discours :

– le résumé respecte l’ordre du discours d’origine ;

– la synthèse bouscule l’ordre initial pour « cadrer les informations », en partant de l’information la plus générale pour progresser vers la plus spécifique.

Donc, présenter un film par son résumé équivaut à le raconter. Or, comme le montre l’exemple suivant, un résumé est rarement bienvenu.

Résumé du film Titanic 

Un groupe de chercheurs de trésors fouille l’épave du Titanic dans l’espoir de mettre la main sur un gros diamant. Mais à la place, ils trouvent le dessin d’une jeune femme portant le diamant.

À présent, la femme est nonagénaire. Elle rencontre les chercheurs pour leur raconter comment elle a vécu la catastrophe du Titanic et, incidemment, comment elle en est venue à porter le diamant.

Elle voyageait en première classe, en compagnie de son riche fiancé, quand elle est tombée amoureuse d’un jeune artiste qui voyageait en troisième classe… Etc.

Le résumé crée une tension : vous savez quand je commence à raconter l’histoire, mais vous ignorez jusqu’où j’ai l’intention d’aller. Cela risque de provoquer votre impatience.

Un autre problème se pose : que vous vouliez voir le film ou non, et que vous connaissiez l’histoire ou non, vous ne souhaitez pas que je la raconte.

Synthèse du film Titanic 

Titanic est un film romantique et un film-catastrophe. En reconstituant l’épisode du naufrage du Titanic, le film aborde le thème des inégalités sociales, en montrant ses conséquences tragiques, aux niveaux individuel et collectif. 

À l’échelle collective, le film montre que seuls les passagers les plus fortunés ont eu une chance de survivre à la catastrophe. Et à l’échelle individuelle, nous suivons la romance d’une jeune femme riche avec un jeune homme pauvre, un récit dramatique qui renforce la cruauté des inégalités.

Ici, je ne fais qu’aborder le genre, le thème et les grandes lignes du film.

Si je m’y suis bien pris, vous voudrez des détails. Dans ce cas, je raconterai des éléments du film, à votre demande, alors que ça vous aurait ennuyé si je l’avais fait d’emblée.

La clé des bons conteurs

On dit d’une personne qui pratique seulement le résumé, qu’elle ne sait pas raconter.

Un « bon conteur » tarde au maximum à raconter l’histoire, pour donner envie au public de la connaître. Il annonce les éléments forts, il fait miroiter l’émotion à venir, sans rien dévoiler du récit.

Suivez son exemple : entraînez-vous à faire la synthèse d’un film que vous venez de voir (ou d’un livre que vous venez de lire).

Commencez par identifier le genre et le thème du film. Puis développez l’idée phare liée au thème, en vous efforçant de garder l’histoire pour plus tard.

 

Cet autre article vous propose une technique d’entraînement à la synthèse.

Pour aller plus loin, lisez « Organiser ses idées, structurer ses propos », un ouvrage qui vous fera progresser autant à l’écrit qu’à l’oral.

Pour développer plus vite votre esprit de synthèse, pensez à la formation !

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maîtriser le plan pour être plus clair et concis
juin 13th, 2017 par Jérôme Duez

La réussite d’un écrit professionnel repose principalement sur la réussite du plan.

Autrefois, écrire était élitiste et la qualité du style comptait beaucoup plus. Le bon style confirmait et soulignait le bon rang du signataire.

Aujourd’hui, avec Internet, l’écriture s’est démocratisée et désacralisée. Par conséquent, quand un texte contient des informations de qualité et suit un bon plan, le lecteur devient moins regardant sur le style.

Pourquoi un bon plan est-il si important ?

Les atouts d’un bon plan de texte sont multiples. Pour le rédacteur ou la rédactrice :

– C’est un cadre auquel se raccrocher avec la certitude d’aller dans le bon sens.

– Un plan détaillé offre une collection de repères qui nous éclairent à tout moment sur la voie de la rédaction.

– Suivre un plan protège chacun contre ses propres écarts.

– Un bon plan est le meilleur moyen pour accrocher la ou le destinataire, et pour maintenir son attention en éveil.

Au lecteur ou à la lectrice, la visibilité d’un bon plan offre plusieurs types de conforts. Principalement :

– Un confort de survol : la direction que suit le texte est visible au premier coup d’œil sur les intertitres.

– Un confort de lecture : des propos correctement morcelés sont plus faciles à comprendre et à retenir.

En somme, être compétent en matière de plan, c’est être mieux armé pour communiquer au quotidien.

La maîtrise du plan libère la rédaction

J’ai animé plusieurs centaines de formations aux écrits professionnels, et j’ai pu observer de nombreuses fois le phénomène suivant.

Des personnes souffrent de blocages qui les empêchent de développer leur propos aussi bien qu’elles le voudraient. Pourtant, elles savent écrire ; mais elles se croient victimes d’un problème insoluble, car remontant à l’enfance et à leur découverte de la lecture et de l’écriture (j’explique l’origine du problème dans “Osez l’écriture !”, un livret en téléchargement gratuit ici).

Soudain, en formation, elles se découvrent capables de maîtriser les écrits professionnels, et le vérifient le jour même, en se concentrant uniquement sur le plan. Car la réflexion sur la structure du texte facilite l’enchaînement des idées et, ensuite, l’écriture coule de source.

Ainsi, souvent, un simple apport technique peut aider à libérer l’expression écrite.

La clé pour réussir les plans de vos écrits professionnels

Si vous avez des difficultés à trouver le plan de vos textes, la suite va vous intéresser.

Créer un plan n’a rien d’un exercice littéraire. Il est question de construction, de structure, d’enchaînements logiques…

À la limite, vous pouvez considérer votre texte comme un tableau de bord, composé des quelques boutons (une dizaine tout au plus), sur lesquels appuyer en suivant un ordre précis. C’est à la portée de tous.

J’ai écrit « Organiser ses idées, structurer ses propos », afin que, à votre tour, vous puissiez acquérir cette compétence.

L’ouvrage détaille l’ensemble des questions à vous poser et des repères méthodologiques, pour vous approprier les techniques.

Quand vous aurez expérimenté la méthode simple proposée dans ce livre, réaliser un plan se fera naturellement.

Vous y gagnerez en temps et – le plus important –  en aisance rédactionnelle !

 

 

 

 

« Organiser ses idées, structurer ses propos », sur Amazon.

 

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Liste d'outils pour mieux écrire
mai 16th, 2017 par Jérôme Duez

Avec les nouveaux outils à votre disposition, écrire n’a jamais été aussi simple.

En voici quelques-uns, parmi les plus efficaces.

Dragon, le logiciel de reconnaissance vocale

Vous parlez, il écrit… plus ou moins fidèlement. Longtemps, Dragon a été difficile à installer. Longtemps, il a manqué de fiabilité (les bruits parasites déformaient les mots retranscrits, d’après des témoignages).

Cela semble s’arranger, mais il est encore trop tôt pour affirmer que Dragon arrive à maturité. Selon moi, ce sera le cas quand on pourra l’utiliser dans n’importe quel environnement sonore.

J’attends avant de l’acquérir. J’aime dicter mes idées en toute circonstance et mon outil de prédilection est le dictaphone. Mais je ne veux pas dénigrer Dragon, car je connais des utilisateurs qui ne peuvent plus s’en passer.

Ici, vous pouvez lire un test intéressant de Dragon pour Mac 5, signé Anthony Nelzin.

Evernote ou OneNote, les « capteurs d’éléments »

Ce sont plus que des instruments de prise de notes, Evernote et OneNote capturent tout type d’élément : articles du Net, photos prises avec le smartphone,  captures d’écran…

Il semble qu’Evernote soit mieux conçu pour la mobilité et qu’il soit plus apprécié par l’ensemble des utilisateurs. En témoigne ce billet enflammé d’Antoine Blanchemaison.

Dès que je serai équipé d’un smartphone, je l’adopterai sûrement !

Les dictionnaires

On ne parle jamais assez de l’importance de l’orthographe ; j’ai déjà écrit sur le sujet à deux reprises, ici et ici. Pour vous aider à soigner votre orthographe, le portail lexical du Centre National de Ressources Textuelles et Lexicales (CNRTL) présente l’offre la plus complète.

Sous Firefox, vous pouvez installer l’extension gratuitement dans votre barre des tâches.

Vous tapez le mot à rechercher, et vous êtes relié au site qui propose plusieurs entrées pour votre mot : définition, synonymie, antonymie et étymologie.

Le portail regroupe aussi une variété de dictionnaires spécialisés.

Vous pouvez préférer des dictionnaires en ligne plus simples. Dans ce cas, le site des dictionnaires Larousse est très bien ; et pour les synonymes, le Dictionnaire Electronique des Synonymes (DES) de l’Université de Caen Normandie donne d’excellents résultats.

Antidote, le correcteur de style

Si vous vous procurez Antidote, vous pouvez oublier le chapitre précédent. Car ce logiciel aussi met en lien tous les dictionnaires utiles. Et il fait beaucoup plus.

Antidote est le correcteur complet, il corrige l’orthographe, la grammaire et le style. Il souligne les fautes, il explique la nature de la faute, et propose un remplacement.

Ainsi, tout en étant corrigé, vous pouvez progresser en français.

D’emblée, cela semble être un incontournable pour corriger les écrits professionnels, journalistiques et universitaires. En revanche, un romancier a-t-il intérêt à faire corriger son style par une machine ?

Je viens de l’installer et de le tester avec mon livre qui sortira en juin : “Organiser ses idées, structurer ses écrits”. J’avais précédemment confié le manuscrit à deux correcteurs de talent, et Antidote a repéré des fautes supplémentaires. Impressionnant !

Pour en lire plus sur ce logiciel, voyez cet article-ci.

Scrivener, le traitement de texte des écrivains

Scrivener change la vie des écrivains, des universitaires et de tous ceux qui rédigent des documents longs.

Il offre une visibilité incomparable, car il permet de classer ses notes de manière optimale.

Accéder à une note précise, changer l’ordre des chapitres, éditer son livre sous format numérique et papier, autant d’opérations qui sont facilitées par Scrivener.

De plus, il est possible de coupler Evernote et Scrivener : ce qui est pris dans le premier est automatiquement classé dans le second.

Il est possible de l’essayer gratuitement pendant 30 jours. La page de téléchargement est en anglais mais le logiciel existe en français.

Cette présentation très claire de Lionel Davoust vous en dit plus.

Et demain, quels outils ?

Un outil magnifique donne des ailes au savoir-faire. Mais sans savoir-faire, il vous donne l’illusion d’accomplir des prodiges, sans offrir de résultats probants…

Par conséquent, aucun de ces outils magnifiques ne vous fait l’économie des connaissances nécessaires en matière d’écriture… Mais qu’en sera-t-il demain ?

Le robot rédacteur existe. Cet article de Vincent Glad vous présente Data2content, robot au service d’agences de voyages, du journal Le Monde, de la SNCF… et bientôt chez vous ! 

Cela veut-il dire que nous cesserons d’écrire ? Je ne le crois pas. En nous délestant des contraintes techniques de l’écriture, nous aurons l’esprit plus libre pour nous consacrer aux questions de fond, et aux catégories d’écrits où resplendit notre humanité.

Apportez votre avis sur les outils mentionnés !

En avez-vous d’autres à conseiller ?

 

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réussir ses comptes rendus
février 28th, 2017 par Jérôme Duez

Les comptes rendus accompagnent les moments importants de la vie professionnelle : entretiens téléphoniques, rendez-vous, réunions, étapes de production… Ces documents témoignent de vos actions, de vos paroles ou de vos observations.

Leurs finalités sont multiples : favoriser la concertation, marquer l’engagement, aider à la décision, orchestrer un déroulement et, dans tous les cas, apporter un témoignage et conserver une trace.

C’est dire leur importance ! Pourtant, leur rédaction soulève des enjeux pas toujours mesurés à leur juste valeur.

Les enjeux du compte rendu – rendez-vous compte !

L’efficacité de la rédaction s’apprécie à deux niveaux principaux : le temps consacré et le format adapté au contexte.

Prenons le cas d’une réunion de 3 heures :

– au niveau du temps de rédaction, certains comptes rendus de réunion, simplement destinés à l’archivage, demandent parfois trois jours de travail au rédacteur amateur, alors qu’une à trois heures suffisent à celui qui maîtrise la technique. Au prix du salaire horaire de la personne, faites le compte !

– au niveau du format, il en existe 5, selon la finalité et les destinataires : cela va du format le plus synthétique (présentation en tableau, sur une page ou deux), au document qui reproduit la quasi-intégralité des propos échangés (présenté parfois sous forme de dialogue en style direct, de 20 à 30 pages). Si par erreur, le format n’est pas adapté à la situation, il n’est pas opérationnel et n’est ni lu, ni exploité.

Les conditions pour réussir un compte rendu

La perte de temps est souvent due à deux facteurs :

– trop de notes prises qu’il faut ensuite relire, classer, réduire… ;

– trop d’efforts pour reformuler les propos.

La réussite du compte rendu repose sur la qualité de la préparation. Il convient de se poser les bonnes questions avant sa réalisation. Par exemple :

– Quels sont les objectifs du compte rendu ? Est-il destiné à l’archivage ou à la communication ? Pour l’archivage, le style ne compte pas mais seulement la fiabilité des informations.

– Quand il est destiné à communiquer, dans quel but ? Cette question concerne le document lui-même et le(s) sujet(s) qu’il contient.

– À qui s’adresse-t-il ? Seulement aux personnes mentionnées dans le texte ou à une plus large audience ? À des personnes ignorantes du sujet ou à des connaisseurs ? Etc.

– Quels types de propos est-il besoin de rapporter ?  

(Pour en savoir plus sur les questions fondamentales à vous poser avant d’écrire, cliquez ici).

L’étape suivante consiste à prendre la quantité de notes utiles à la rédaction et pas davantage. Cela répond à une gymnastique particulière. Beaucoup de personnes savent écrire correctement, sans pour autant s’en sortir avec cette gymnastique-là.

Un entraînement accompagné permet d’accélérer l’acquisition du bon questionnement et des bons gestes. En formation individuelle, une journée peut suffire pour changer sa pratique et mesurer immédiatement le gain de temps.

Les écrits opérationnels sont vos alliés privilégiés. Sachez en profiter !

Si ce billet vous a plu, partagez ou commentez Si vous aimez ce billet, faites un geste !

Le contenu de ce billet est développé dans l’ouvrage “Organiser ses idées, structurer ses propos“.

Pour maîtriser la rédaction de vos comptes rendus, pensez à la formation !

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exercice pour réussir la synthèse
décembre 9th, 2016 par Jérôme Duez

Pratiquer la synthèse consiste à dégager d’une masse d’informations les points clés d’un sujet. Autrement dit, cela consiste à cadrer le sujet.

Plus le sujet est passionnant et plus l’exercice est difficile. Nous avons envie de tout décortiquer, nous faisons moins la différence entre l’essentiel et le superflu.

C’est comme mener un entretien avec un personnage admirable, nous voudrions pouvoir lui poser mille questions. Or, nous sommes limités par le temps et par le cadre du sujet.

Les points communs sont multiples, entre l’exercice de l’interview et celui de la synthèse. Pourtant, pour beaucoup de monde, réussir une interview s’avère plus facile.

Dans ce cas, facilitez-vous la tâche en rédigeant une synthèse comme vous mèneriez une interview !

Les conditions d’une bonne interview

Le succès d’une interview réside dans le choix limité des questions de départ et dans la technique d’écoute active de l’interviewer.

La préparation des questions :

Dans l’idéal, pas plus de 3 questions ! Au-delà, le lecteur risque d’en apprendre plus sur l’interviewer que sur la personne interrogée. C’est pourquoi la préparation d’une bonne interview ne demande que quelques minutes de réflexion.

Pour le choix des questions, il en existe de deux sortes :

– Liées à la personne interrogée : « Qui êtes-vous ? », « Comment avez-vous eu l’idée de ce sujet ? », « Quels sont vos projets ? » ;

– Liées au sujet : « Comment définissez-vous le sujet ? », « Quelle est votre opinion sur le sujet ? », « Quel est l’objectif du sujet et qu’en attendez-vous ? ».

Quand l’interview porte sur le sujet sans s’attarder sur la personne, voici les trois principaux modèles de plan, pratiqués dans 95 % des cas :

  1. Le modèle chronologique (origine du sujet / le sujet aujourd’hui / perspectives à moyen terme). Ce modèle inspire naturellement les 3 questions : « À quand remonte le projet ? », « Où en est-il à présent ? », « Que préconisez-vous pour demain ? ».
  2. Le modèle « mal / remède » ou « problème / solution ». Les 3 questions sont des variations de ceci : « Quelle est l’ampleur du problème ? », « Quelle est la mise en œuvre pour y remédier ? », « La solution est-elle à la mesure du problème ? »
  3. Le modèle « mise en place d’une action / freins au bon déroulement ». Avec pour questions : « Quelle est l’action ? », « Quels sont les freins à l’action ? », « Quelles sont les chances de réussite ? ».

L’écoute active inspire les sous-parties du texte et son développement

En menant un entretien, il est important d’être concentré sur la qualité des propos recueillis, à savoir veiller aux points suivants :

– ne pas dévier du sujet ;

– la pertinence et l’intérêt des propos ;

– la clarté. Certains experts usent parfois de jargons et il est important de leur demander de traduire en termes compréhensibles par tous.

Il est aussi important de pratiquer l’écoute active, consistant à maintenir un dialogue et à manifester son intérêt pour le sujet, afin que l’interviewé s’exprime avec générosité.

L’écoute active est aussi appelée écoute bienveillante et sa fonction principale est d’établir un rapport de confiance rapide.

Si l’interviewer reste sagement assis, en disant parfois « oui » et en hochant la tête, l’autre ignore s’il est apprécié, s’il est compris, voire s’il est entendu ; et il finit par se taire ou par partir dans toutes les directions.

Par conséquent, l’écoute active est une forme de dialogue, qui consiste à rebondir sur les propos de l’autre, par différents moyens : une question subsidiaire, une demande d’explication, un regard interrogatif, en reformulant ce qui a été dit pour vérifier que l’on a bien compris, en défendant la position contraire pour inviter la personne interviewée à défendre son sujet avec plus de force, etc.

La technique de l’interview adaptée à l’élaboration d’une note

Rappelons les 3 phases de l’interview, qui sont les mêmes pour construire une note de synthèse, une dissertation ou une note de problématique :

  1. les 3 questions de départ préparées avant l’interview sont, en termes de plan, les axes principaux de la note ;
  2. les points sur lesquels il faut veiller pour bien cadrer l’interview sont les mêmes points de vigilance pour cadrer sa rédaction ;
  3. les questions qui émergent spontanément à l’écoute de la personne interrogée s’intègrent parfaitement au sujet ; en termes de plan, ces questions mettent l’accent sur les axes secondaires.

Quand vous vous retrouvez devant un gros dossier qui sert de matière à votre synthèse, considérez-le comme un personnage et abordez-le avec vos trois questions principales. Elles vous aident à sélectionner correctement les documents intéressants.

Lors du survol des documents, demandez-vous s’ils répondent à ces questions, et si les réponses semblent complètes ou nécessiter un complément (une explication, un exemple ou un nouvel axe).

Quand vous rédigez un texte qui repose sur vos connaissances personnelles, vous devez vous poser les mêmes questions face à vos propres arguments.

Pour rédiger, certains s’isolent et pratiquent l’exercice au dictaphone, afin que la mise en situation d’interview soit complète. Ils sont à la fois interviewers et interviewés. C’est ainsi qu’ils dictent la quasi-intégralité de leur texte en un temps record.

N’oubliez jamais de vous faire une image précise de la personne ou du public à qui s’adresse le texte. Ce destinataire est dans une attente implicite de contenu ; tendez-lui un micro et il aura des questions à vous poser. Par conséquent, dans votre imagination, vous pouvez écouter ses questions, lesquelles vous indiquent les orientations de votre plan.

Moralité : l’écriture devient plus facile quand nous nous imaginons entourés !

 

Le contenu de ce billet est développé dans l’ouvrage “Organiser ses idées, structurer ses propos“.

Un autre exercice pour développer votre esprit de synthèse : ICI.

Pour développer plus vite votre esprit de synthèse dans vos écrits professionnels, pensez à la formation !

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